SERVICIOS Y SOLUCIONES

Correo electrónico certificado

Sistema seguro y con validez jurídica

El Correo Electrónico Certificado es un sistema de comunicación similar al correo electrónico estándar con características de seguridad adicionales y certificación de transmisión que hacen que los mensajes tengan validez jurídica ante terceros. Con este servicio podrás enviar/recibir mensajes de texto y archivos adjuntos con el mismo valor legal que una carta certificada con acuse de recibo.

Es de especial importancia para las relaciones con las Administraciones Públicas, pero se está extendiendo rápidamente en muchas otras áreas, ya que permite sustituir la carta certificada y el fax en los informes oficiales y también puede utilizarse para el envío de comunicaciones que certifican el envío pero que no requieren certificación de entrega (como las facturas):

Envío de pedidos, contratos, facturas
 Convocatorias de Consejos, Asambleas, Juntas
 Transmisión de circulares y directivas
Gestión de las comunicaciones oficiales dentro de organizaciones articuladas o «redes» (franquicias, agentes, etc.)
Integración de transmisiones certificadas en otros productos como ERP, nóminas, protocolos, gestores de documentos, flujos de trabajo.

Es un sistema que permite administrar comunicaciones de manera ágil, integra y verificable, conservando un registro del envío, entrega y contenido. Además, se emite la fecha y hora, cumpliendo la normativa colombiana.

Con este servicio podrás tener una prueba, con validez jurídica, de envío y entrega. Es igual a la correspondencia física certificada que todos conocemos y con el mismo valor probatorio al integrar la firma digital y la estampa de tiempo.

¿Cómo es el proceso para el emisor y receptor? 

Certificado Digital - Firma Digital - Firma Electrónica - Correo Electrónico Certificado - Factura Electrónica

Emisor: Los envíos y la administración del correo electrónico certificado se realizan a través de una plataforma de interacción con el usuario final. La entidad o cliente puede disponer del número de cuentas que requiera para realizar el envío, así como de funcionalidades para la administración de plantillas, consulta del estado de los mensajes en tiempo real, estadísticas de envío y obtención de pruebas individuales o grupales de los envíos.

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Receptor: El destinatario recibe en su casilla de correo electrónico un aviso sobre una nueva comunicación del remitente con la característica de “ser certificada”. En ese momento podrá acceder al contenido de la comunicación y bajar los adjuntos que lleve el mensaje.

Si transcurridas 12 horas el destinatario no hay leído el mensaje, se le enviará un nuevo aviso y el procedimiento se repetirá durante la vigencia de notificación establecida por el remitente. Una vez vencida la vigencia de notificación, el aviso será levantado de la red y el destinatario ya no podrá acceder.

Principales características 

  • Servicios en la nube
  • Almacenamiento y disponibilidad
  • Indexado
  • Encriptado
  • Recuperación por diversas llaves de búsqueda
  • Análisis de datos
  • Canal cifrado
  • Compatibilidad con Outlook
  • Respaldo por un certificado de firma digital

Validez legal

  • Prueba de envío y entrega: En todos los correos electrónicos certificados habrá un registro del envío y de la recepción, tal como lo señala la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA). Así mismo, se aplica lo dispuesto en los artículos 20 y 21 de la ley 527 de 1999 de la República de Colombia.
  • Prueba del contenido: El cifrado y capacidad de detección de adulteraciones por parte del correo electrónico certificado hace posible preservar los contenidos de las notificaciones y de sus archivos adjuntos, de manera que se cumplan los requisitos de la UETA o la ESIGN (Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Nacional y Global) garantizando la evidencia legal, así como la evidencia del contenido. Para el caso de Colombia, tendrá pleno valor probatorio de acuerdo al artículo 10 de la ley 527 de 1999.
  • Sello de hora oficial: Se incorpora el servicio de estampado cronológico certificado que da fe de la fecha y hora de envío y recibo, el cual se halla sincronizado con la hora legal colombiana que mantiene, coordina y difunde el Instituto Nacional de Metrología, según sus patrones de referencia del Laboratorio de Tiempo y Frecuencia (Articulo 6, Decreto 4175 de 2011).
  • Evidencia admisible: Los acuses de recibo son admisibles respecto del hecho de envío y entrega, así como los tiempos de fecha y hora legal del envío, la entrega y la autenticidad de su contenido. Todo bajo el cumplimiento de los artículos 12 y 20 de la Ley 527 de 1999.